Bobbi.Go Ratgeber
Tourenplanung für kleine Betriebe: Anleitung, 12 Tipps und Checkliste
Hallo, ich bin Bobbi, das Maskottchen von Bobbi.Go. Mein Lieblingsthema ist Tourenplanung. Ja, wirklich. Andere schwärmen vom Urlaub am Meer, ich schwärme von einer Liefertour, die nicht dreimal durch dieselbe Straße führt.
Ob Biokisten-Lieferdienst, Apotheken-Botendienst, Bäckerei oder Getränkeservice: Wer regelmäßig mehrere Kunden anfährt, kann mit einem durchdachten Tourenplan Fahrwege, Planungsaufwand und lästige Rückfragen deutlich reduzieren. Und genau dabei helfe ich dir jetzt.
In diesem Leitfaden zeige ich dir, wie Tourenplanung funktioniert, wie du eine Liefertour in fünf Schritten planst und welche zwölf Tipps deinen Alltag leichter machen. Außerdem vergleiche ich Zettel, Excel, Google Maps und Tourenplanungssoftware. Ganz ehrlich, obwohl ich das Maskottchen einer Software bin. Ehrenwort.
Das Wichtigste zur Tourenplanung auf einen Blick
Für alle, die das hier gerade zwischen zwei Touren lesen:
- Tourenplanung legt fest, welches Fahrzeug welche Stopps in welcher Reihenfolge anfährt.
- Gute Planung denkt nicht nur an Kilometer, sondern auch an Zeitfenster, Standzeiten, Ladung und den Weg zurück.
- Für den Anfang reichen saubere Kundendaten und ein klarer Ablauf. Software lohnt sich vor allem, wenn mehrere Fahrzeuge, viele Änderungen oder wiederkehrende Touren dazukommen.
Was ist Tourenplanung – und was ist der Unterschied zur Routenplanung?
Tourenplanung heißt: Du verteilst Lieferungen, Abholungen oder Kundenbesuche so auf Fahrzeuge und Fahrer, dass dein Tag funktioniert. Du entscheidest, welche Stopps zusammengehören, welches Fahrzeug sie übernimmt und in welcher Reihenfolge sie angefahren werden.
Die Routenplanung kümmert sich um den konkreten Weg von Stopp zu Stopp, also um das, was dein Navi macht. Die Routenoptimierung sucht die beste Reihenfolge und, wenn nötig, eine bessere Aufteilung der Stopps. Das ist der Teil, bei dem Menschen gegen Computer ziemlich alt aussehen. Bei 30 Stopps gibt es mehr mögliche Reihenfolgen, als es Sandkörner auf der Erde gibt. Und daraus sollst du morgens um sechs die beste finden.
Ein Beispiel: Du hast 24 Lieferadressen und zwei Fahrzeuge. Die Tourenplanung entscheidet, welches Fahrzeug welche zwölf Adressen bekommt. Die Routenplanung zeigt die Straßen dazwischen. Die Optimierung prüft, ob eine andere Reihenfolge oder Aufteilung günstiger wäre.
Übrigens ist die kürzeste Strecke nicht automatisch die beste Tour. Wenn eine Kundin erst ab 10 Uhr beliefert werden darf oder dein Fahrer um 14 Uhr zurück sein muss, sieht die Sache plötzlich ganz anders aus.
Bobbis Merksatz: Die kürzeste Strecke ist wie das billigste Hotel. Klingt super, bis man ankommt.
Tourenplanung in 5 Schritten: So planst du deine erste Liefertour
Keine Sorge, du brauchst dafür weder eine Logistikausbildung noch eine Tabelle mit 47 Reitern. Du musst nur in der richtigen Reihenfolge vorgehen. Ich führe dich durch.
1. Sammle vollständige Adressen und Lieferinformationen
Für jeden Stopp brauchst du mindestens Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Liefertag. Dazu kommt alles, was unterwegs wichtig ist: Klingelhinweise, Hintereingang, Ansprechpartner, Abstellort. Und ja, auch „Hund bellt, beißt aber nicht“. Das gehört nicht nur in den Kopf deines Fahrers.
Kontrolliere die Daten, bevor du planst. Eine fehlende Hausnummer fällt im Büro niemandem auf. Beim Fahrer kostet sie zehn Minuten und einen Anruf bei dir.
2. Lege die Rahmenbedingungen fest
Welche Fahrzeuge hast du? Wie viel passt hinein? Gibt es feste Lieferzeitfenster, Pausen oder eine späteste Rückkehrzeit? Und wie lange dauert eine Übergabe wirklich?
Schreib diese Regeln auf. Sonst entsteht auf dem Bildschirm eine wunderschöne Linie, die in der Praxis niemand fahren kann. Ich nenne so etwas ein Kunstwerk. Hübsch anzusehen, aber liefern kann man damit nichts.
3. Verteile die Stopps sinnvoll auf die Fahrzeuge
Gruppiere deine Kunden zuerst grob nach Gebiet, Liefertag und Zeitfenster. So fahren nicht zwei Fahrzeuge kreuz und quer durch dieselbe Ecke und winken sich an jeder Kreuzung zu. Dann prüfst du die Auslastung: Zehn Stopps mit schweren Getränkekisten sind etwas anderes als zehn kleine Päckchen aus der Apotheke.
4. Bestimme die Reihenfolge anhand echter Fahrwege
Jetzt legst du die Reihenfolge der Stopps fest. Plane nach dem echten Straßennetz statt nach Luftlinie, denk an Einbahnstraßen und an den Rückweg zum Betrieb. Prüfe dann, ob Zeitfenster und Standzeiten noch passen.
Eine digitale Routenoptimierung nimmt dir diesen Schritt weitgehend ab. Aber auch ohne Software gilt: Nicht die schönste Karte gewinnt, sondern der Plan, der im Alltag funktioniert.
5. Teile die Tour und lerne aus dem Ergebnis
Gib deinem Fahrer eine eindeutige Tour mit Reihenfolge, Adressen und Hinweisen. Nach der Fahrt vergleichst du: Wie lange hat es wirklich gedauert, und wie viele Kilometer waren es? Wenn ein Stopp regelmäßig länger dauert als gedacht, planst du beim nächsten Mal mehr Zeit ein. So wird jede Tour ein bisschen besser.
Ein einfaches Beispiel: Stell dir einen kleinen Lieferdienst mit 20 Stopps, zwei Fahrzeugen und einem Lager am Stadtrand vor. Zuerst sortierst du die Stopps nach Liefergebiet und Zeitfenster. Dann verteilst du sie auf die beiden Fahrzeuge, prüfst Ladung und Standzeiten und legst die Reihenfolge fest. Das Beispiel habe ich mir ausgedacht, um den Ablauf zu zeigen. Es ist kein Kundenprojekt und kein gemessenes Ergebnis.
Der Bobbi-Selbsttest: Wo geht bei deinen Touren Zeit verloren?
Sei ehrlich. Ich sag’s auch keinem. Welche dieser Sätze kommen dir bekannt vor?
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Kunden rufen an und fragen, wann ihre Lieferung kommt.
Du kennst die geplanten Kilometer, aber nicht die tatsächlich gefahrenen.
Ein Fahrerausfall bringt den ganzen Plan durcheinander.
Drei oder mehr Haken? Willkommen im Club. Der ist ziemlich groß, und die Mitgliedschaft lässt sich kündigen. Du musst nicht alles auf einmal lösen. Fang mit dem Punkt an, der dich am meisten Zeit kostet.
Was kostet schlechte Tourenplanung? Eine nachvollziehbare Beispielrechnung
Schlechte Touren sind wie ein tropfender Wasserhahn. Ein Tropfen stört niemanden. Aber am Jahresende wunderst du dich über die Rechnung. Denn zu den unnötigen Kilometern kommen zusätzliche Fahrzeit und die Stunden, die im Büro für die Planung draufgehen.
Rechnen wir das mal rein beispielhaft durch: Ein Lieferdienst fährt mit drei Fahrzeugen an 250 Tagen im Jahr, jedes Fahrzeug 150 Kilometer am Tag. Für die Modellrechnung nehme ich pro Fahrzeug 15 vermeidbare Kilometer und 20 Minuten vermeidbare Fahrzeit pro Tag an, dazu eine Stunde vermeidbare Planungsarbeit im Büro.
| Kostenfaktor | Rechenweg | Betrag pro Jahr | Vermeidbare Fahrstrecke | 3 Fahrzeuge × 15 km × 250 Tage × 0,40 € je km | 4.500 € | Zusätzliche Fahrzeit | 3 Fahrzeuge × 20 Min. × 250 Tage × 20 € je Stunde | 5.000 € | Planungszeit im Büro | 1 Std. × 250 Tage × 30 € je Stunde | 7.500 € | Summe | Unter diesen Annahmen | 17.000 € |
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So rechnest du selbst: vermeidbare Kilometer × Kosten je Kilometer + vermeidbare Fahrerstunden × Personalkosten je Stunde + vermeidbare Planungsstunden × Bürokosten je Stunde. Pass auf, dass du nichts doppelt zählst.
Bobbis Merksatz: Ich rechne lieber mit echten Zahlen als mit Bauchgefühl. Mein Bauch hat nämlich keinen Taschenrechner.
12 praktische Tipps für bessere Tourenplanung
Jetzt wird’s praktisch. Viele der zwölf Tipps kannst du sofort ohne neue Software umsetzen. Bei anderen helfen digitale Werkzeuge, besonders wenn mehrere Fahrzeuge und häufige Änderungen dazukommen. Manche Tipps klingen unspektakulär. Genau deshalb werden sie so oft vergessen.
1. Halte Kundendaten sauber
Prüf Adressen, Telefonnummern und Zustellhinweise regelmäßig. Schreib wichtige Infos so auf, dass jeder Fahrer sie findet, nicht nur der, der schon seit 15 Jahren dabei ist. „Hintereingang neben der Bäckerei“ klingt nach einer Kleinigkeit. Bis man zum ersten Mal davorsteht.
2. Bilde sinnvolle Liefergebiete
Fasse nahe gelegene Kunden nach Stadtteil, Postleitzahl oder Landkreis zusammen und gib jedem Gebiet feste Liefertage. Das erspart dir Querfahrten durch den halben Landkreis, nur weil ein einzelner Kunde in der Ecke wohnt. Natürlich nur, solange die Liefertage auch zu deinen Kunden passen.
3. Nutze Standardtouren für Stammkunden
Wenn du jeden Dienstag dieselben Biokisten auslieferst, musst du nicht jeden Montag bei null anfangen. Speichere eine bewährte Tour und pass nur die Änderungen an: Urlaub, neue Kunden, Zusatzbestellungen. Das ist, als würdest du dein Lieblingsrezept aufschreiben, statt es jedes Mal neu zu erfinden.
4. Versprich realistische Zeitfenster
Enge Zeitfenster machen Kunden glücklich und Planer unglücklich. Jedes Wunschzeitfenster schränkt die Route weiter ein. Biete lieber Zeiträume an, die du zuverlässig einhalten kannst, zum Beispiel vormittags oder nachmittags. Für wichtige Ausnahmen hältst du ganz bewusst Platz frei.
5. Plane Standzeiten statt nur Fahrzeiten
Parkplatz suchen, ausladen, klingeln, Übergabe dokumentieren: Eine Lieferung dauert länger als der Weg dorthin. „Nur kurz abgeben“ ist der größte Mythos der Lieferbranche, direkt nach „Bin in fünf Minuten da“. Miss bei ein paar typischen Stopps, wie lange es wirklich dauert, und plane mit diesen Werten.
6. Vertraue nicht auf die Luftlinie
Zwei Adressen können auf der Karte nebeneinander liegen und trotzdem durch einen Fluss getrennt sein, dessen nächste Brücke acht Kilometer entfernt ist. Plane nach Straßen und Beschränkungen, nicht nach dem Lineal. Das Lineal ist ein großartiges Werkzeug. Nur Auto fahren kann es nicht.
7. Vergiss den Rückweg nicht
Die Tour endet nicht beim letzten Kunden. Dein Fahrzeug muss auch zurück zum Lager oder zum nächsten Einsatz. Wer das vergisst, hat einen Plan, der auf dem Papier kürzer aussieht, als er ist. Oft lohnt es sich, die Tour als Schleife zu planen.
8. Lass etwas Puffer
Stau, Baustellen und spontane Nachbestellungen gehören zum Alltag. Plane deshalb nicht jede Minute auf Kante. Wie viel Reserve sinnvoll ist, hängt von deinem Gebiet und deinen Kunden ab.
Bobbis Merksatz: Ein Plan ohne Puffer ist wie ein Lieferwagen ohne Reserverad. Geht gut. Bis es nicht mehr gut geht.
9. Gib Fahrern die Informationen digital mit
Ein ausgedruckter Zettel kann sich nicht aktualisieren. Ein zentraler, aktueller Tourenstand auf dem Smartphone schon. Reihenfolge, Navigation, Kontakte und Zustellhinweise sind dann immer dabei, auch wenn sich unterwegs etwas ändert. Bei Bobbi.Go ist dafür eine Fahrer-App vorgesehen. Welche Leistungen aktuell enthalten sind, findest du in der Funktionsübersicht.
10. Informiere Kunden verständlich
Der häufigste Anruf in vielen Lieferbetrieben lautet: „Wann kommt ihr?“ Nicht jeder Kunde braucht eine minutengenaue Prognose. Oft reicht ein realistisches Lieferfenster oder eine Nachricht, wenn sich etwas deutlich verschiebt. Funktionen für Kundenbenachrichtigungen können solche Rückfragen reduzieren. Mehr dazu findest du bei Bobbi.Go unter Kundenbenachrichtigungen.
11. Vergleiche Plan und Wirklichkeit
Schau regelmäßig auf Kilometer, Tourdauer, pünktliche Stopps und deinen Planungsaufwand. Schon ein kurzer Vergleich pro Monat zeigt dir, welche Touren neu zugeschnitten werden sollten. Kunden kommen und gehen. Eine Tour, die vor drei Jahren perfekt war, ist heute vielleicht ein Flickenteppich.
12. Mach deine Tourenplanung übertragbar
Das klingt hart, ist aber der netteste Tipp in diesem Artikel. Wenn die ganze Tourenplanung nur in deinem Kopf wohnt, kannst du nie krank werden und nie in Urlaub fahren. Schreib die wichtigsten Regeln auf und speichere die Touren zentral. Dann kann jemand anderes übernehmen. Ich finde: Ein freier Sonntag sollte wirklich frei bleiben.
Touren planen mit Zettel, Excel, Google Maps oder Software?
Ich bin das Maskottchen einer Tourenplanungssoftware. Du ahnst, wo meine Sympathien liegen. Trotzdem gilt: Nicht jeder Betrieb braucht ab dem ersten Tag ein neues Programm. Welche Lösung passt, hängt von der Zahl deiner Stopps, deiner Fahrzeuge und der täglichen Änderungen ab.
| Methode | Sinnvoll, wenn … | Typische Grenze | Zettel und Erfahrung | wenige feste Stopps und eine überschaubare Tour | Wissen liegt oft bei einer Person; Änderungen sind mühsam | Excel | du Kundenlisten und wiederkehrende Abläufe strukturiert verwalten willst | keine automatische Optimierung anhand des Straßennetzes | Google Maps | du einzelne Fahrten mit wenigen Zwischenzielen navigieren willst | keine vollständige Disposition mehrerer Fahrzeuge mit Kapazitäten und Lieferfenstern | Tourenplanungssoftware | du regelmäßig viele Stopps, mehrere Fahrer oder häufige Änderungen koordinierst | Einarbeitung und laufende Kosten; Funktionen unterscheiden sich je nach Anbieter |
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Mein Tipp: Fang bei deinem größten Problem an. Sind es die Adressen, brauchst du zuerst saubere Daten. Kostet dich die tägliche Aufteilung auf drei Fahrer viel Zeit, lohnt sich Software früher. Und wenn du anfängst, Excel-Zellen nach Postleitzahl einzufärben, ist es spätestens so weit.
Ab wann lohnt sich digitale Tourenplanung?
Eine magische Grenze bei einer bestimmten Zahl von Fahrzeugen oder Stopps gibt es nicht. Ich hab lange danach gesucht. Entscheidend ist, wie kompliziert dein Alltag geworden ist.
Software wird besonders interessant, wenn du mehrere Fahrzeuge koordinierst, Lieferzeitfenster einhalten musst, Touren häufig umbaust oder dieselben Stopps jede Woche neu planst. Frag dich auch: Wie viele Stunden kostet dich die Planung heute? Und welche Arbeit würde dir eine neue Lösung wirklich abnehmen?
Vergleiche dabei nicht nur den Monatspreis. Denk auch an Einarbeitung, die Anbindung deiner Fahrer, nötige Zusatzfunktionen und die Zeit, die dein Team im Alltag spart.
Checkliste: Darauf solltest du bei Tourenplanungssoftware achten
Teste vor der Entscheidung mit einem echten Arbeitstag, nicht nur mit einer hübschen Demo. Viele Programme sind für große Speditionen gebaut und haben Menüs, in denen man sich verlaufen kann. Ein Lieferwagen braucht aber kein Cockpit wie ein Airbus.
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Zeitfenster und Kapazität: Berücksichtigt das Programm eure tatsächlichen Regeln?
Fahreransicht: Bekommen Fahrer Touren, Adressen und Hinweise auf ihr Smartphone?
Aktuelle Informationen: Sind Änderungen und erledigte Stopps für die Disposition sichtbar?
Kundenkommunikation: Gibt es die Benachrichtigungen, die du wirklich brauchst?
Preismodell: Welche Kosten entstehen für Fahrzeuge, Fahrer, Nachrichten oder Zusatzmodule?
Datenschutz: Wie werden Kunden- und Standortdaten verarbeitet, und welche Verträge sind nötig?
Test und Unterstützung: Kannst du mit eigenen Daten testen und bei Fragen echte Menschen erreichen?
Wichtig ist nicht die Zahl der Haken, sondern welche Anforderungen für deinen Betrieb unverzichtbar sind. Fehlen grundlegende Funktionen wie Zeitfenster oder Fahrerinformationen, solltest du die Lösung vor dem Kauf besonders sorgfältig testen.
Von der bisherigen Planung zur digitalen Tour: So gelingt der Einstieg
Wenn du umstellen möchtest, fang klein an. Übertrag zuerst deine Kundendaten, such dir eine typische Tour aus und plane sie zum Vergleich einmal nach dem neuen Ablauf. Am besten nimmst du die Tour, die dich am meisten nervt.
Hol einen Fahrer mit ins Boot. Am besten den neugierigsten, nicht den, der es „schon immer so gemacht hat“. Frag ihn konkret: Waren die Stopps nachvollziehbar? Haben Zeiten und Hinweise gepasst?
Erst danach übernimmst du weitere Touren und legst wiederkehrende Abläufe Schritt für Schritt als Standardtouren an. Miss dabei dieselben Kennzahlen wie vorher. Sonst weißt du später nicht, ob sich die Umstellung gelohnt hat.
Häufige Fragen zur Tourenplanung
Was versteht man unter Tourenplanung?
Tourenplanung legt fest, welche Aufträge ein Fahrzeug übernimmt, in welcher Reihenfolge die Stopps angefahren werden und welche Zeiten und Einschränkungen dabei gelten. Ziel ist ein verlässlicher und wirtschaftlicher Ablauf.
Was ist der Unterschied zwischen Tourenplanung und Routenplanung?
Die Tourenplanung verteilt Aufträge auf Fahrzeuge und bringt die Stopps in eine Reihenfolge. Die Routenplanung beschreibt den Weg zwischen den Stopps. Gute Tourenplanungssoftware verbindet beides.
Kann ich Touren mit Excel planen?
Ja. Für überschaubare, weitgehend feste Touren kann eine Tabelle reichen. Du kannst damit Kunden, Liefertage und Tourenzuordnung verwalten. Die Optimierung nach Straßen, Zeitfenstern und mehreren Fahrzeugen musst du aber selbst lösen.
Kann ich Google Maps für die Tourenplanung nutzen?
Für die Navigation einzelner Fahrten ist Google Maps hilfreich. Für die vollständige Tourenplanung mit mehreren Fahrzeugen, Kapazitäten, wiederkehrenden Touren und festen Zeitfenstern ist es nicht gemacht.
Ab wann brauche ich eine Tourenplanungssoftware?
Nicht ab einer festen Zahl von Stopps. Entscheidend sind dein Planungsaufwand, wie oft sich Touren ändern, wie viele Fahrzeuge du hast und ob du Zeitfenster einhalten musst. Eine Testtour zeigt dir am schnellsten, ob eine Lösung dir wirklich Arbeit abnimmt.
Wie kann ich die Kosten meiner Tourenplanung berechnen?
Erfasse Kilometer, Fahrzeit, Zeit pro Stopp und den Aufwand für die Planung. Multipliziere diese Werte mit deinen tatsächlichen Kosten und vergleiche mehrere Wochen. Eine einzelne Tour ist noch kein belastbarer Durchschnitt.
Darf ich Firmenfahrzeuge per GPS verfolgen?
Standortdaten können personenbezogen sein. Ob und wie eine Ortung zulässig ist, hängt unter anderem vom Zweck, der Rechtsgrundlage, der Information deiner Mitarbeiter und der konkreten Umsetzung ab. Kläre das vor dem Einsatz datenschutzrechtlich und gegebenenfalls arbeitsrechtlich.
Fazit: Gute Tourenplanung beginnt mit einem guten Ablauf
Du brauchst weder eine komplizierte Software noch eine Logistikausbildung, um bessere Touren zu planen. Vollständige Adressen, realistische Zeiten, gut zugeschnittene Liefergebiete und eine nachvollziehbare Reihenfolge bringen schon viel Ordnung in deinen Tag. Prüf danach mit deinen eigenen Zahlen, was besser läuft, statt Einsparversprechen blind zu glauben. Auch meinen.
Wenn dir Zettel, Excel und spontane Fahrerabsprachen über den Kopf wachsen, kann dir Bobbi.Go bei der Organisation deiner Touren helfen. Schau dir an, wie Routenoptimierung, wiederkehrende Touren, die Fahrer-App und die Kommunikation mit Kunden zusammenspielen. Die aktuellen Angaben zu Funktionen und Kosten findest du auf unserer Funktionsseite und in der Preisübersicht.
Du willst ausprobieren, ob die digitale Tourenplanung zu deinem Betrieb passt? Teste Bobbi.Go mit einer eigenen Tour und vergleiche Planungszeit, Kilometer und Abläufe mit deiner bisherigen Methode. Die aktuellen Testbedingungen stehen auf unserer Website. Bei Fragen zum Einstieg ist unser Team gern für dich da.
Und wenn du erst einmal ohne Software anfangen möchtest: Nimm dir die fünf Schritte aus diesem Leitfaden und plane deine nächste Tour ganz bewusst. Ich drücke dir die Daumen und halte so lange Ausschau nach unnötigen Umwegen.
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